Klantportaal laten maken

Je klant regelt het zelf. Jij houdt het overzicht.

Aanvragen, documenten en statusupdates op één plek. Wij bouwen een klantportaal op maat dat past bij jouw werkproces en aansluit op je bestaande systemen.

Vertel wat je wilt verbeteren. We stemmen eerst het proces en de demo met je af.

VoorbeeldbedrijfMijn omgeving
Interactief voorbeeld

Aanvraag #1042

Alles bij de juiste aanvraag.

Levering magazijnIn behandeling
ServiceverzoekIngepland
Nieuwe bestellingAanvulling nodig
Laatste activiteit

Je team heeft de aanvraag in behandeling genomen.

Je klant ziet alleen de eigen gegevens.

Je klant levert informatie aan. Je team ziet wat compleet is en wat nog aandacht nodig heeft.

Fictieve gegevens. Dit voorbeeld laat mogelijkheden zien; jouw portaal krijgt een eigen inrichting.

  • Eén team voor bouw en beheer
  • Koppelingen met je bestaande software
  • Begin met één werkproces

Een klantenportaal dat werk uit handen neemt.

Een klantportaal is een afgeschermde online omgeving waarin klanten zelf informatie vinden en zaken regelen. Denk aan een aanvraag indienen, documenten delen of de voortgang van een opdracht volgen. Je medewerkers werken vanuit dezelfde informatie, met toegang die past bij hun rol.

Aanvragen zonder overtypen

Laat klanten gegevens één keer aanleveren. Bepaal samen welke informatie naar je CRM, ERP of administratie moet.

Documenten bij de juiste opdracht

Bewaar afspraken, bijlagen en versies op een herkenbare plek. Leg vast wie iets mag bekijken, wijzigen of goedkeuren.

Duidelijkheid over de volgende stap

Toon de status en wat er nog nodig is. Je klant kan verder en je team hoeft minder informatie bij elkaar te zoeken.

Verschillende bedrijven. Herkenbare processen.

Bekijk hoe portalen, webshops en websites een concreet onderdeel van het werk ondersteunen. Deze geanonimiseerde voorbeelden zijn gebaseerd op onze ontwikkelpraktijk.

De schermen hieronder zijn schematische voorbeelden met fictieve inhoud. We tonen de functionaliteit, zonder klantgegevens of beloften over besparing en omzet.

Handel en contractbeheer

Van handelsafspraak naar een compleet contractdossier.

Bij een handelsbedrijf horen afspraken, productspecificaties, contractversies en leveringsdocumenten bij dezelfde transactie. Dit voorbeeld brengt die onderdelen bij elkaar.

  1. Afspraak vastleggen
  2. Beoordelen en ondertekenen
  3. Levering controleren
Contractdossier
  • ConceptovereenkomstTer beoordeling
  • ProductspecificatieToegevoegd
  • LeveringsdocumentOpvragen
Schematisch voorbeeld · fictieve inhoud
Bekijk de functies en toepassing: Handel en contractbeheer

Wat de toepassing ondersteunt

  • Contracten opbouwen vanuit dealgegevens, met een eigen status en versie.
  • Interne beoordeling en digitale ondertekening opnemen in het proces.
  • Ontbrekende of afwijkende leveringsdocumenten zichtbaar maken in een checklist.

Wanneer dit bij je past

Voor handels- en distributiebedrijven waar verkoop, administratie en uitvoering aan hetzelfde dossier werken.

Welke goedkeuring of welk document vertraagt nu jullie contractproces?

Vraag een demo voor een vergelijkbaar proces aan: Handel en contractbeheer

Assetmanagement en buitendienst

De installatie, de storing en de werkbon bij elkaar.

Een serviceorganisatie beheert installaties op meerdere locaties. Een assetportaal verbindt technische gegevens met incidenten, werkorders en de historie van een installatie.

  1. Installatie registreren
  2. Werkorder toewijzen
  3. Uitvoering vastleggen
Installatieoverzicht
  • Installatie op locatie AGeregistreerd
  • Werkorder onderhoudToegewezen
  • OpleverdocumentBeschikbaar
Schematisch voorbeeld · fictieve inhoud
Bekijk de functies en toepassing: Assetmanagement en buitendienst

Wat de toepassing ondersteunt

  • Installaties en componenten per locatie en organisatie beheren.
  • Werkorders ordenen op status, type en prioriteit, met een gekoppelde installatie.
  • Incidenthistorie en opleverdocumenten terugvinden bij het werk.

Wanneer dit bij je past

Voor installatie-, onderhouds- en servicebedrijven met meerdere locaties, teams of uitvoerende partners.

Kunnen jullie bij een storing direct zien wat er eerder aan de installatie is gedaan?

Vraag een demo voor een vergelijkbaar proces aan: Assetmanagement en buitendienst

Energie en dossiercontrole

Laadgegevens en bewijsstukken in één dossier.

Een administratieportaal voor laadpunten brengt registraties, periodieke laadgegevens en documentcontrole samen. De gebruiker levert informatie aan; de beheerder controleert wat compleet is.

  1. Laadpunt aanmelden
  2. Gegevens aanleveren
  3. Dossier controleren
Dossiercontrole
  • LaadpuntregistratieOntvangen
  • Periodieke laadgegevensAangeleverd
  • BewijsstukAanvullen
Schematisch voorbeeld · fictieve inhoud
Bekijk de functies en toepassing: Energie en dossiercontrole

Wat de toepassing ondersteunt

  • Laadpunten registreren binnen een organisatie en gebruikers toegang geven op basis van hun rol.
  • Laadgegevens aanleveren via invoer of bestanden en koppelen aan de juiste laadpunten.
  • Bewijsstukken, machtigingen en documentvereisten per dossier beheren.

Wanneer dit bij je past

Voor dienstverleners die gegevens en bewijsstukken van klanten verzamelen en met een vaste werkwijze beoordelen.

Welke informatie moeten jullie nu herhaaldelijk bij klanten opvragen?

Vraag een demo voor een vergelijkbaar proces aan: Energie en dossiercontrole

TovoT-portaal voor klanten en beheer

Van klantvraag tot voortgang, hosting en facturen.

Ons eigen TovoT-portaal verbindt de samenwerking met klanten aan de dagelijkse bedrijfsvoering. Klanten krijgen overzicht over hun eigen producten en diensten; ons team werkt vanuit een centrale beheeromgeving.

Bekijk het TovoT-portaal uitgebreider
  1. Vraag toevoegen
  2. Prioriteit bepalen
  3. Voortgang volgen
TovoT · voorbeeld klantoverzicht
  • Mijn productenVoortgang
  • Mijn verzoekenPrioriteiten
  • Hosting en domeinenOverzicht
  • Facturen en abonnementenInzien
Schematisch voorbeeld · fictieve inhoud
Bekijk de functies en toepassing: TovoT-portaal voor klanten en beheer

Wat de toepassing ondersteunt

  • Klantvragen per product prioriteren en beschikbare sprintvoortgang tonen.
  • Klanten inzicht geven in eigen hosting, domeinen, facturen en abonnementen, afhankelijk van inrichting en koppelingen.
  • Intern klantdossiers, abonnementen, supporttickets, demo’s en SEO-rapporten bij elkaar brengen.

Wanneer dit bij je past

Voor bureaus, softwarebedrijven en zakelijke dienstverleners die projecten én doorlopende dienstverlening vanuit één omgeving willen ondersteunen.

Hoeveel plekken moet je team nu openen om een klantvraag, afspraak of factuur te beantwoorden?

Vraag een demo voor een vergelijkbaar proces aan: TovoT-portaal voor klanten en beheer

Webshop en klantaccount

Van product zoeken naar bestelling terugvinden.

Een webshopmodernisering voor een leverancier van technische producten verbindt een gestructureerde catalogus met productpagina’s, een winkelmand en een klantaccount.

  1. Product vinden
  2. Bestelling samenstellen
  3. Order terugvinden
Bestelomgeving
  • ProductcategorieBekijken
  • WinkelmandSamenstellen
  • Mijn bestellingenTerugvinden
Schematisch voorbeeld · fictieve inhoud
Bekijk de functies en toepassing: Webshop en klantaccount

Wat de toepassing ondersteunt

  • Producten ontsluiten via categorieën, collecties en zoekresultaten.
  • Een winkelmand en checkout opnemen in de bestelroute.
  • Bestellingen, adressen en accountinstellingen bij elkaar brengen.

Wanneer dit bij je past

Voor leveranciers met een omvangrijk assortiment die productinformatie en de online bestelroute willen vernieuwen.

Waar loopt een klant vast tussen het vinden van een product en het plaatsen van een bestelling?

Vraag een demo voor een vergelijkbaar proces aan: Webshop en klantaccount

Website en productadvies

Technische informatie die de bezoeker verder helpt.

Een zakelijke website voor een technische leverancier combineert informatie over diensten met een doorzoekbare verzameling productbladen en een route voor productadvies.

  1. Toepassing kiezen
  2. Productinformatie vinden
  3. Advies aanvragen
Productinformatie
  • ProductbladZoeken
  • ToepassingsadviesSelecteren
  • Contact met specialistAanvragen
Schematisch voorbeeld · fictieve inhoud
Bekijk de functies en toepassing: Website en productadvies

Wat de toepassing ondersteunt

  • Productbladen doorzoekbaar maken via een centrale ingang.
  • Productadvies ontsluiten op basis van een voertuig of modelkeuze.
  • Diensten en productinformatie in meerdere talen aanbieden.

Wanneer dit bij je past

Voor technische leveranciers die bezoekers willen helpen kiezen voordat zij contact opnemen of bestellen.

Welke productvraag zou een bezoeker al op jullie website moeten kunnen beantwoorden?

Vraag een demo voor een vergelijkbaar proces aan: Website en productadvies

Website voor zakelijke dienstverlening

Van expertise naar een gerichte contactvraag.

Een website voor een advies- en ontwikkelbedrijf maakt verschillende diensten herkenbaar en ondersteunt de keuze met praktijkcases en informatie over het team.

  1. Dienst verkennen
  2. Praktijkcase bekijken
  3. Contact opnemen
Expertisewebsite
  • DienstenVerkennen
  • PraktijkcasesVerdiepen
  • ProcesvraagBespreken
Schematisch voorbeeld · fictieve inhoud
Bekijk de functies en toepassing: Website voor zakelijke dienstverlening

Wat de toepassing ondersteunt

  • Verschillende expertisegebieden een herkenbare plek geven.
  • Cases en teamprofielen gebruiken om de werkwijze concreet te maken.
  • De bezoeker vanuit relevante inhoud naar een contactmoment begeleiden.

Wanneer dit bij je past

Voor adviesbureaus en zakelijke dienstverleners waarbij de bezoeker eerst expertise en geschiktheid wil beoordelen.

Begrijpt een nieuwe bezoeker voor welk concreet probleem hij jullie kan inschakelen?

Vraag een demo voor een vergelijkbaar proces aan: Website voor zakelijke dienstverlening

Je systemen blijven het vertrekpunt.

Een nieuw portaal hoeft geen nieuw eiland te worden. We bekijken welke informatie al in je ERP, CRM of boekhouding staat en hoe die verantwoord kan worden uitgewisseld.

Bekijk onze technische expertise
  • ERP en orderadministratie
  • CRM en klantgegevens
  • Boekhouding en facturen
  • Documenten en bestaande apps

Een koppeling hangt af van beschikbare API’s, licenties en toegangsrechten. Die controleren we voordat we de scope en prijs vastleggen.

Van één proces naar een werkend portaal.

  1. We brengen het werk in kaart

    Wie gebruikt het portaal, waar zit het handwerk en welke systemen moeten meedoen? We kiezen samen de eerste afgebakende toepassing.

  2. Je ziet hoe het gaat werken

    We maken de schermen en stappen concreet. Je beoordeelt het voorstel voordat we de volledige oplossing bouwen.

  3. We bouwen, koppelen en testen

    We testen toegang per rol, gegevensuitwisseling en het volledige proces met je team. Ook fouten en uitzonderingen horen daarbij.

  4. We beheren en ontwikkelen door

    We spreken af hoe hosting, updates, back-ups en ondersteuning worden geregeld. Nieuwe functies volgen op basis van gebruik en prioriteit.

Ons eigen portaal

Het TovoT-portaal verbindt klantcontact met de bedrijfsvoering.

Een klantvraag staat zelden op zichzelf. Er hoort een product, planning, dienst of factuur bij. In het TovoT-portaal brengen we die context samen, met een klantomgeving en een aparte beheeromgeving voor ons team.

Wat de klant kan inzien

  • Producten, verzoeken en voortgang

    Vragen toevoegen bij een product, aangeven wat prioriteit heeft en beschikbare sprintinformatie volgen.

  • Hosting en domeinen

    Een overzicht van de eigen websites, domeinen, looptijden en bijbehorende dienstverlening.

  • Facturen en abonnementen

    De eigen facturen, openstaande posten en actieve abonnementen bekijken zodra de administratie is gekoppeld.

Wat het TovoT-team beheert

  • Klanten, dienstverlening en financiën

    Klantdossiers en abonnementen verbinden aan producten en administratie. Bevoegde medewerkers kunnen financiële overzichten en verschillen met de facturatie beoordelen.

  • Demo’s en SEO-kansen

    Klantdemo’s organiseren, presentatielinks beheren en SEO-analyses met bronnen en vervolgstappen bij een voorstel bewaren.

  • Support en koppelingen

    Open supporttickets uit HubSpot per klant bekijken. Koppelingen beheren voor onder meer ClickUp, Moneybird, Toggl, hosting en websitebeheer.

Welke informatie zichtbaar is, hangt af van de gebruikersrol, de inrichting en beschikbare koppelingen. De voorbeelden op deze pagina gebruiken fictieve gegevens; we laten geen klantadministratie zien.

Wanneer kies je voor maatwerk?

Maatwerk past wanneer…

  • je proces meerdere systemen of teams raakt;
  • klanten en medewerkers verschillende rechten nodig hebben;
  • je bestaande software de gewenste werkwijze niet ondersteunt.

Een standaardoplossing kan volstaan

Wil je alleen bestanden delen of één eenvoudig formulier toevoegen? Dan kan een bestaande oplossing voldoende zijn. Dat onderzoeken we in het eerste gesprek.

Wat kost een klantportaal laten maken?

De investering hangt af van de functies, koppelingen en gegevens die moeten worden overgezet. Daarom krijg je een voorstel op basis van je proces, met een duidelijke afbakening.

Bouw en inrichting

Schermen, werkprocessen, rollen en rechten, gegevensmigratie en testen.

Koppelingen

Beschikbaarheid van API’s, een- of tweerichtingsverkeer, foutafhandeling en licentiekosten.

Doorlopend beheer

Hosting, back-ups, updates, ondersteuning en afspraken over doorontwikkeling.

Begin met de kleinste versie die een compleet proces ondersteunt. Zo kun je eerst toetsen wat het portaal in de praktijk oplevert.

Bespreek jouw portaal met een demoaanvraag

Vragen die je vooraf wilt beantwoorden.

Is een klantportaal hetzelfde als een klantenportaal?

Ja. Beide woorden worden gebruikt voor een afgeschermde online omgeving voor klanten. Een bedrijfsportaal kan daarnaast bedoeld zijn voor medewerkers of partners. We bepalen eerst wie het gaat gebruiken en wat zij moeten kunnen doen.

Kunnen jullie mijn portaal koppelen aan een ERP of CRM?

We onderzoeken de mogelijkheden van je huidige pakket, zoals een API of een ondersteunde export. Daarbij bekijken we licenties, toegang, welke gegevens leidend zijn en hoe fouten worden afgehandeld. Pas daarna leggen we vast welke koppeling we bouwen.

Hoe lang duurt het om een klantportaal te laten maken?

Dat hangt af van de eerste scope, de koppelingen en de beschikbaarheid van gegevens en feedback. Na de procesbespreking maken we een planning met concrete oplevermomenten. We beloven geen vaste doorlooptijd voordat die randvoorwaarden duidelijk zijn.

Hoe regelen jullie beveiliging en toegang?

We werken de toegangsrechten per gebruikersrol uit en testen dat klanten uitsluitend hun eigen gegevens kunnen zien. Ook afspraken over gegevensopslag, back-ups, logging en updates horen bij het ontwerp en beheer. Specifieke eisen nemen we vooraf met je door.

Werkt het portaal ook op een telefoon?

We ontwerpen voor gebruik op desktop, tablet en mobiel. Als je functies nodig hebt zoals offline werken of apparaattoegang, bespreken we of een webapp voldoende is of een andere aanpak nodig is.

Wat gebeurt er na oplevering?

We leggen vast wie verantwoordelijk is voor hosting, technisch beheer, ondersteuning en doorontwikkeling. Ook afspraken over toegang, documentatie, broncode en overdracht horen in het voorstel, zodat je weet waar je aan toe bent.

Vraag een demo voor jouw werkproces aan.

Welke taak wil je voor klanten of medewerkers eenvoudiger maken? Vertel het kort, dan stemmen we samen af welke demo jouw vraag het beste laat zien.

Zo gaat het verder

  • We nemen je aanvraag met je door en bepalen samen de scope.
  • We spreken af wat de demo laat zien en wat nodig is om die te maken.
  • Je krijgt een persoonlijke demolink zodra je demo klaarstaat.
Liever eerst kennismaken? Plan een gesprek

We gebruiken je gegevens om op je aanvraag te reageren. Lees ons privacybeleid.

Velden met een * zijn verplicht.

Bijvoorbeeld: een klant dient een aanvraag in, deelt documenten en volgt de voortgang. Minimaal 10 tekens.

Voeg telefoon, systemen of planning toe (optioneel)

Rond de beveiligingscontrole af om te versturen.